Die Candidate Journey als Dach der Candidate- & Employee Experience
Wie stehen diese drei Begriffe des HR-Marketing in Zusammenhang? Wir erklären die Candidate Journey & die Touchpoints der Candidate & Employee Experience.

Wie stehen diese drei Begrifflichkeiten in Zusammenhang?

Die Candidate Journey umfasst alle Schritte eines Interessenten, angefangen bei der ersten Berührung mit einem Arbeitgeber, dem Informationsfluss bis hin zur Bewerbung und der Bindung mit dem neuen Arbeitgeber während des Anstellungsverhältnisses. 

Die Candidate Experience beschreibt alle Wahrnehmungen, Erfahrungen und Emotionen, welche ein Kandidat während der verschiedenen Schritte des Recruitingprozesses wahrnimmt. Je angenehmer und positiver diese Erfahrungen sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich der Kandidat auch letztendlich bei euch bewirbt. 

Die Employee Experience gliedert sich nahtlos an die Candidate Experience an. 

Dabei beschreibt diese Stufe ebenso Wahrnehmungen, Erfahrungen und Emotionen, doch nicht während des Recruitingprozesses, sondern während der Zugehörigkeit zu Ihrem Unternehmen. Diese Erfahrungen beginnen ab dem Zeitpunkt der Unterschrift, umfassen die Kommunikation, das Onboarding und enden bei der Mitarbeiterbindung zum Unternehmen. Hier gilt ebenfalls, je positiver die Erfahrungen, desto effektiver die Mitarbeiterbindung.

Die 6 Phasen der Candidate Journey:

  1. Kontaktphase und Jobsuche
  2. Bewerbungsphase
  3. Auswahlphase
  4. Entscheidungsphase
  5. Einarbeitungsphase
  6. Bindungsphase


Das Warum hinter der Candidate Journey

Optimalerweise sorgen Arbeitgeber dafür den Weg entlang der Auswahl eines neuen Arbeitgebers so angenehm und stressfrei wie möglich zu gestalten, um die Zahl der Bewerbungseingänge zu steigern.

Dieses ist jedoch noch längst nicht alles, denn neben der Quantität steht vielmehr die Qualität im Fokus des neuen Arbeitgebers. Daher sollten Unternehmen sich genauestens mit der Zielgruppe auseinandersetzen und sich darüber im Klaren sein, welches Profil die perfekte Candidate Persona besitzt. Je genauer Sie diese Zielgruppe kennen, desto leichter fällt es, die relevanten und attraktiven Informationen für den zukünftigen Mitarbeiter zu Verfügung zu stellen.

Unternehmen sollten sich die Frage stellen, wie der Bewerbungsprozess erlebt wird und ob die bereitgestellten Informationen tatsächlich ausreichend sind.

Sobald Unternehmen es geschafft haben die Berührungspunkte entlang der Candidate Journey einzigartig, informativ und dann noch einfach zu gestalten, werden die Bewerber im Rahmen der Candidate Experience ihnen wohlgesonnen sein und mit einem positiven Ersteindruck in die neue Herausforderung starten.

Gelingt es Unternehmen den neu gewonnen Mitarbeiter durch ein strukturiertes Onboarding gut in das Unternehmen zu integrieren, wird genau dieser Mitarbeiter schnell zu einem Promoter des Unternehmens. Dieser Promoter ist im vorherrschenden War for Talents Gold wert. Mehr dazu erfahrt ihr später.


Die 6 Phasen der Candidate Journey

Wie bereits o. g. besteht die Candidate Journey aus der Candidate- und Employee Experience. Diese gliedern sich jeweils in 3 Phasen auf, wobei das Unternehmen mit dem Interessenten und später dem Mitarbeiter in Kontakt tritt. Diese verschiedenen Schritte werden auch als Berührungspunkte beschrieben.

Was Unternehmen in den insgesamt 6 Phasen beachten sollten, erläutern wir euch im Folgenden genauer.

Übersicht der Candidate Journey

1. Kontaktphase und Jobsuche 

In der Regel beginnt die Candidate Journey mit einer Informationsrecherche, bei der sich der Kandidat auf mehreren Kanälen – meistens online – über potenzielle Unternehmen informiert.

Dazu gehört die Sichtung von Stellenanzeigen, Karriereseiten oder der spontane Kontaktpunkt durch eine attraktive Kreativanzeige, welche den Wunsch sich über neue Optionen zu informieren stärkt. 

Stellenanzeigen in verschiedenen offline Medien, wie Zeitungen, verlieren dabei immer mehr an Bedeutung und bieten meist weniger Informationsmaterial als Online Medien.

Nicht zu unterschätzen ist die Kraft von Employer Branding Profilen und Arbeitgeberbewertungen, immerhin informieren sich mittlerweile über 60 % vor einer Bewerbung über den potentiellen Arbeitgeber aufgrund von Bewerbungen auf Kununu oder Glassdoor. 

Befindet sich ein Kandidat aktiv auf der Suche, spielen die o. g. Promoter eine wesentliche Rolle. Empfehlungen von Freunden oder Bekannten werden seitens potenzieller Kandidaten als äußerst authentisch wahrgenommen.

Auch informieren sich Kandidaten auf Jobmessen und in sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder Facebook über den zukünftigen Arbeitgeber.


Achtet in diesem Zusammenhang auf folgende Punkte:

  1. Kommuniziert klar und deutlich die Aufgabe sowie die Verantwortlichkeiten und Anforderungen an die Kandidaten innerhalb eurer Stellenanzeige. Nutzt zudem klare Jobtitel und nehmt Abstand von Wortneuschöpfungen.
  2. Zeigt eure EVP’s, Kultur und Werte auf. Kandidaten wünschen sich heutzutage bereits vor der Bewerbung, ein möglichst detailliertes Bild der zukünftigen Arbeitgeber zu bekommen. Erst nachdem diese Informationen eingeholt werden konnten, wird in der Regel die Bewerbung abgeschickt.
  3. Gebt auf eurer Karriereseite authentische Einblicke in euer Unternehmen. Lasst eure Mitarbeiter zu Wort kommen und zeigt zudem auf, wie sich die Kandidaten, wenn sie sich für euch entscheiden, in eurem Unternehmen weiterentwickeln können.
  4. Setzt euch gezielt damit auseinander, welche Benefits für eure gesuchte Zielgruppe interessant sind und nennt diese. Habt keine Scheu davor für diverse Profile auch verschiedene Benefits zu nennen. Dem einen Kandidaten ist Urlaub und Weiterbildung wichtiger als ein Firmenwagen.


2. Bewerbungsphase

Ihr habt es geschafft. Durch einfache Prozesse und detaillierte Informationen, passend für die Zielgruppe, konntet ihr einen Kandidaten überzeugen, sich bei euch zu bewerben!

Der einfachste und bevorzugte Weg eine Bewerbung zu übermitteln ist die One-Click-Bewerbung, am besten mit Profil in sozialen Netzwerken. Auch das Interesse sich per Handy oder E-Mail zu bewerben steigt. 

In dieser Phase sollten Unternehmen, soweit möglich, alle Optionen anbieten, um den Bewerbungsprozess möglichst unkompliziert zu gestalten. Aufwendige Bewerbermanagementsysteme sind eher eine Abschreckung den Bewerbungsprozess zu beenden, als ein Ansporn. 


Achtet in dieser Phase besonders auf folgende Punkte:

  1. Achtet darauf, dass alle Weiterleitungen und Systeme einwandfrei funktionieren. 
  2. Reduziert die geforderten Unterlagen auf die wirklich notwendigen. Anschreiben als Pflichtdokument werden gerade von erfahrenen Bewerbern als unangenehm und lästig befunden. 
  3. Sobald eine Bewerbung bei euch eingegangen ist, solltet ihr ausbleibende Rückmeldungen und lange Wartezeiten stets vermeiden. Entscheidet sich ein Kandidat für eine Bewerbung bei euch, solltet ihr auch während des Prozesses stets für Rückfragen erreichbar sein.


3. Auswahlphase

Jetzt wird es spannend: Die Bewerbung ist abgeschickt und im Unternehmen eingegangen. Nachdem die Bewerbungen gesichtet wurde, ist der Zeitpunkt erreicht, bei dem der erste persönliche Kontakt zwischen Bewerber und Unternehmen zustande kommt, meistens durch ein Telefon- oder persönliches Interview.

Die Bewerber wünschen sich auf Augenhöhe wahrgenommen zu werden, Wertschätzung steht hierbei an oberster Stelle. Gestaltet das Gespräch so angenehm wie möglich und achtet darauf, dass 0815 Fragen zur heutigen Zeit nicht mehr dazugehören. Bereitet euch gründlich auf das Gespräch anhand des individuellen Lebenslaufes des Bewerbers vor.

Sobald sich das Gespräch dem Ende widmet, solltet ihr auf jeden Fall die nächsten Schritte erläutern und mit einer realistischen Timeline versehen. Zuverlässigkeit gehört in dieser Phase auf beiden Seiten zum Prozess dazu!


4. Entscheidungsphase

Manchmal kommt es vor, dass sich die zuvor kommunizierte Timeline verzögert. Stellt unbedingt sicher, den Bewerber immer auf dem aktuellen Stand zu halten und pflegt auch während dieser Phase den Kontakt und Informationsaustausch. Auch wenn sich ein Kandidat entschieden hat zum Bewerber zu werden, ist noch lange nicht die Entscheidung gefallen auch zum zukünftigen Mitarbeiter zu werden. 

Haltet den Bewerber auch proaktiv auf dem Laufenden, gebt zwischenzeitlich Rückmeldungen, in welchem Schritt ihr euch befindet.

Damit ihr im Bewerbungsprozess besonders positiv wahrgenommen werdet, ist es wichtig, die Dauer des Prozesses auf ein Minimum zu reduzieren. Sollte es zu einer Absage kommen, seid so fair und investiert Zeit in ein konstruktives und ehrliches Feedback. Immerhin hat der Bewerber auch viel Zeit investiert, euch einen detaillierten Einblick über sich selbst zu verschaffen, oder?

Vergesst nie: Sollte es jetzt nicht klappen, kommt der Bewerber bei einem positiven Eindruck zukünftig gerne noch mal auf euch zurück.


5. Einarbeitungsphase

Glückwunsch! Beide Seiten haben sich füreinander entschieden. Nun tritt der Bewerber von der Candidate Experience als Angestellter die Employee Experience an. 

Der erste Arbeitstag steht vor der Türe, doch bereits im Vorfeld beginnt schon vor dem offiziellen Onboarding mit der Einarbeitungsphase ein neuer Schritt. Der Arbeitsvertrag sollte zeitnah vorgelegt werden und auch hier ist es wichtig nochmals mit dem neuen Angestellten zu sprechen, immerhin könnten für den neuen Mitarbeiter noch relevante Fragen aufkommen.

Ihr verfügt über Onboarding Unterlagen? Super! Auch das Zusenden von Informationen, Richtlinien oder euren Unternehmenswerten verhelfen dem Mitarbeiter bereits im Vorfeld sich mit den auftretenden Erwartungen innerhalb der ersten Tage auseinanderzusetzen. Dieses verhilft dem Mitarbeiter zu einem besseren Gefühl und ihr erleichtert ihm gleichzeitig den Start im neuen Arbeitsumfeld. 

Stellt am besten einen detaillierten Onboarding-Plan und einen Buddy zur Verfügung, auf welchen der neue Mitarbeiter bei Fragen direkt zugehen kann. Gerade die ersten Tage sind entscheidend für die Erfahrungen, welche der Mitarbeiter machen wird. Bereits nach den ersten Tagen zeigt sich, ob die Erwartungen an den neuen Arbeitgeber zutreffend sind und ob man sich eine langfristige Zusammenarbeit vorstellen kann.


Um die Einarbeitung zu strukturieren und die erste Phase im Unternehmen erfolgreich zu meistern gibt es einige Punkte, welche sich als hilfreich erwiesen haben:

  1. Erstellt einen Onboarding Plan inkl. Onboarding Buddy.
  2. Erläuterung von Arbeitsabläufen, Verantwortungsbereichen (auch der Kollegen) und internen Richtlinien.
  3. Plant bereits jetzt die ersten Feedbackgespräche, sodass ihr dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit gebt sich in die richtige Richtung zu entwickeln.
  4. Sorgt für eine freundliche Begrüßung und stellt sicher, dass alle benötigten Arbeitsmaterialien bereits zur Verfügung stehen.

Besonders die erste Zeit in einem Unternehmen sollte sehr strukturiert und mit vielen Informationen versehen sein. Freundlichkeit der Kollegen und die Offenheit für Rückfragen werden als äußerst positiv wahrgenommen, immerhin wird euer neuer Mitarbeiter zu Beginn noch einige Fragen haben.


6. Bindungsphase

Die erste Zeit ist überstanden und euer eingestellter Mitarbeiter konnte sich erfolgreich einarbeiten und sehr gute Ergebnisse liefern. Gerade jetzt ist es wichtig, am Ball zu bleiben und in einem kontinuierlichen Austausch zu stehen, Feedback zu geben und sich Feedback einzuholen. Haltet den Mitarbeiter (und auch alle anderen) immer auf dem Laufenden und zeigt Wertschätzung auf. 

Wenn ihr nun weiterhin die Nähe sucht, werden eure Mitarbeiter schnell zu Promotern eures Unternehmens, schreiben positive Arbeitgeberbewertungen und öffnen euch durch Mundpropaganda das eigene Netzwerk an Fachkräften.

Folgende Punkte helfen euch dabei die Mitarbeiter nicht aus den Augen zu verlieren:

  1. Regelmäßige Feedback-Gespräche, welche vom Vorgesetzten proaktiv eingestellt werden.
  2. Kommuniziert klar die Ziele des Unternehmens, warum und wie diese Ziele gemeinsam erreicht werden können.
  3. Lasst die Mitarbeiter mitreden, neue Ideen bewirken manchmal Wunder.
  4. Zeigt Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten auf.
  5. Bringt euren Mitarbeitern Wertschätzung entgegen und vertraut auf ihr Können.

Beachtet ihr diese Punkte, schafft ihr es nicht nur, die Mitarbeiter zum Promoter zu entwickeln, sondern stärkt auch die Motivation, sich gewinnbringend für euer Unternehmen einzusetzen.

Wie zu Anfang genannt, sind gerade diese Promoter in der Lage, einen starken Einfluss auf Freunde und Bekannte auszuüben. Sie dienen dabei als authentisches Sprachrohr und Fürsprecher für euer Unternehmen im War for Talents.


Fazit

Die gesamte Candidate Journey beschreibt die verschiedenen Schritte und Phasen, welche eine Person von der Jobsuche bis zum Promoter, oder im schlimmsten Fall bis zum Exit, durchlebt. 

Der Kandidat durchläuft während dieser Journey die verschiedensten Schritte. Auch wenn es sehr aufwendig ist, sollte das Unternehmen immer versuchen darauf zu achten, dass jeder dieser Schritte möglichst angenehm gestaltet wird. 

Wie bereits zu Anfang genannt, ist es durchaus hilfreich, sich im Vorfeld in die Zielgruppe hineinzuversetzen und sich mit der Fragestellung zu befassen “Wie würde ich die Candidate Journey empfinden? ”

Grundlegend bedeutet dieses: Wer die Candidate Journey und die verschiedenen zugehörigen Phasen verstanden hat, kann die Wahrnehmung des eigenen Unternehmens verbessern.

Hand aufs Herz: Habt ihr euch in der Vergangenheit konkret damit befasst, wie die Journey für euer Unternehmen von Kandidaten wahrgenommen wird? Kommt gerne auf uns zu.

Quelle:

metaHR, Candidate Journey Studie 2017 (.pdf)

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